Sudah menjadi pekerjaan rutin setiap awal tahun pelajaran bagi operator madrasah, untuk melakukan updating data pada aplikasi Simpatika Kemenag. Bagi guru dan tenaga kependidikan pada satuan pendidikan di dalam naungan Kementerian Agama. Wajib, untuk melakukan pembaharuan datanya.
Seluruh administrasi terkait Guru Madrasah atau Tenaga Kependidikan Madrasah. Terekam dalam Simpatika, yang menjadi basedata di Kemenag.
Dalam penerbitan Nomor Unik Kepala Madrasah misalnya. Juga dilakukan melalui sistem ini. Tidak hanya itu, pemetaan mapping ijazah S1/D4 di simpatika juga harus dilakukan oleh seluruh pengajar.
Terlebih bagi guru madrasah yang sudah bersertifikasi harus melakukan verval guru PNS sertifikasi. Termasuk dalam hal ini adalah GBPNS yang belum sertifikasi, pendataanya juga melalui simpatika.
Setiap awal tahun pelajaran simpatika akan dimulai, wajib hukumnya memperbaharui data simpatika bagi seluruh guru dan ptk. Terlebih bagi operator madrasah, saat awal tahun akan menjadi pekerjaan yang cukup melelahkan.
Dibutuhkan pemetaan pekerjaan yang terstruktur dan jelas. Agar pemenuhan data dapat dilaksanakan sesuai dengan pedoman implementasi kurikulum madrasah sesuai peraturan yang berlaku.
Kali ini Berbagi Tutorial akan memberikan 26 urutan pengelolaan simpatika pada semester ganjil. Ini bertujuan untuk memudahkan mapping pekerjaan, agar tidak ada hal yang terlewatkan.
Secara garis besar, tahapan pengerjaan simpatika semester ganjil terbagi menjadi 3 poin penting :
- Pekerjaan sebelum melakukan cetak S25 (Aktif Kolektif)
- Pengelolaan PTK
- Pengelolaan Siswa
- Pengelolaan Lembaga
- Pekerjaan sebelum melakukan cetak S36 (SKAKPT)
- Pekerjaan rutin
Untuk Tahapan Pengelolaan Simpatika Semester Genap dapat dibaca pada 19 Tahapan Pengerjaan Simpatika Semester Genap
Adapun secara rinci, berikut adalah urutan tahapan pengerjaan simpatika pada semester ganjil.
1. Registrasi PTK Baru
Hal pertama yang harus dilakukan oleh operator madrasah adalah melakukan pendaftaran baru untuk pendidik ataupun tenaga kependidikan pada madrasahnya. Lakukan input data terlebih dahulu pada PTK yang baru saja bergabung dengan satuan pendidikan.
Dalam pengelolaan registrasi PTK baru ini ada 2 langkah. Yaitu, Registrasi PTK Level 1 dan Registrai PTK level 2. Pekerjaan ini dilakukan apabila ada PTK baru di madrasah atau lembaga tersebut.
2. Mutasi PTK Madrasah Induk
Setelah melakukan input data PTK baru, apabila ada guru atau TU yang mutasi tugas. Entah dalam satu kabupaten atau antar kabupaten bahkan provinsi. Maka harus dilakukan mutasi PTK.
3. Cetak Kartu Aktif (Keaktifan Diri)
Pekerjaan yang satu ini wajib dilakukan oleh setiap individu PTK. Namun pada faktanya banyak sekali yang hanya mborongne (dalam bahasa jawa) kepada OPM nya. Karena ini menyangkut dengan kebutuhan pribadi, sebaiknya setiap PTK memang harus melakukannya sendiri.
Cara tidak sulit hanya perlu melakukan login ke aplikasi simpatika, dan menuju menu Keaktifan. Setelah itu mencetak kartu digital aktif, pada aplikasi simpatika.
4. Melakukan Update Portofolio PTK
Masih terkait dengan point sebelumnya, pekerjaan yang harus dilakukan sendiri oleh PTK. Yaitu, update data portofolio.
Apabila ada perubahan data, misalnya data keluarga, diklat, kepangkatan dan lainnya. Maka harus dilakukan pembaruan data sesuai dokumen yang dimiliki.
5. Alih Fungsi Pendidik dan Tenaga Kependidikan
Pekerjaan ini dilakukan jika ada guru yang beralih fungsi dari fungsional ke struktural ataupun sebaliknya. Memang mungkin jarang, tapi ada beberapa PTK yang memang beralih fungsi karena beberapa alasan tertentu.
6. Ajuan PTK Sekolah Non-Induk (S20)
Untuk kebutuhan sertifikasi guru, terkadang ada beberapa pengajar yang memang melakukan pemenuhan jam pada madrasah lain. Karena mungkin pada madrasah asalnya yang bersangkutan kurang dari 24 jam.
Maka untuk pemenuhan jam harus dilakukan di madrasah lain. Untuk tetap merekam bahwa ybs memang penuh mengajar penuh 24 jam. Maka perlu dilakukan Ajuan PTK pada Madrasah non-induk.
7. Melakukan non-aktif PTK
Apabila ada PTK yang sudah pensiun, meninggal atau megundurkan diri. Maka harus dinonaktifkan melalui login operator atau kepala madrasah.
8. Setting Pejabat Sekolah
Tahapan selajutnya adalah mengatur pejabat sekolah melalui akun login operator. Yang dimaksud pejabat sekolah disini adalah Kepala Madrasah, Wakil Kepala Madrasah, Kepala Perpus, Kepala Lab/Bengkel, Pembina Asrama, Pembina Osis, Pembina Pramuka, Pembina UKS, Pembina Khusus Inklusi dan Kordinator PKB/PKG.
9. Setting Ekuivalensi Guru (Atur Tugas Tambahan)
Selain pengelolaan sebelumnya, juga ada tugas tambahan lain bagi guru. Yaitu, guru piket, pembina ekstra kurikuler, pembina kokurikuler, Penilai Kinerja Guru, Pengurus Osis/Asosiasi Guru, dan ketua LSP-P1.
10. Setting Jam Tatap Muka (JTM) Guru BK/TIK
Khusus untuk guru BK dan atau BK/TIK untuk setting jam tatap mukanya adalah dengan rasioa perbandingan 1 : 150. Untuk melakukan pengaturannya, melalui login admin operator atau kepala madrasah.
11. Setting Kelas
Dilakukan apabila ada perubahan data kelas pada tiap tingkatnya. Misalnya ada penambahan atau pengurangan ruang kelas.
12. Setting Wali Kelas
Setelah mengatur kelas. Maka, pekerjaan berikutnya adalah seting walikelas.
13. Download Data Siswa Sebelumnya
Untuk proses pengolahan data siswa. Operator tidak boleh langsung hanya melakuakan upload data begitu saja. Karena, apabila hal ini dilakukan akan terjadi dobel data siswa pada aplikasi simpatika.
Maka, urutan pertama dalam pengelolaan siswa adalah dengan melakukan unduh data pada tahun pelajaran sebelumnya. Di dalam data unduhan tersebut setiap siswa memiliki kode unik yang muncul secara otomatis dalam aplikasi.
Tugas operator adalah memperharui data pribadi dan kelasnya.
14. Setting Data Siswa (Menaikkan Kelas, Kelulusan, dan Siswa Baru)
Setelah data siswa diunduh, maka operator melakukan setting kenaikan kelas pada tabel excel yang telah didownload. Dan melakukan input siswa baru pada tabel tersebut.
Kenaikan kelas di sini adalah kenaikan tingkat. Misalnya dari kelas 7 naik kelas 8.
15. Upload Data Siswa
Langkah berikutnya, setelah data siswa lengkap. Baru dilakukan uploading data siswa ke dalam aplikasi simpatika.
16. Input Siswa ke Dalam Rombel
Apabila seluruh data siswa sudah masuk ke dalam aplikasi, maka operator melakukan input siswa satu persatu ke dalam kelas yang sudah di setting. Ceklis siswa yang dimaksud dan input ke dalam kelas yang bersangkutan.
17. Mengisi Jadwal Kelas Mingguan
Setelah data PTK dan siswa selesai dilakukan. Maka pekerjaan berikutnya adalah isi jadwal kelas.
Pekerjaan ini terlihat sepele, namun membutuhkan ketelitian. Usahakan bekerjasama dengan wakil kepala madrasah bidang kurikulum untuk melakukannya.
18. Setting Data Jam Kerja GTK
Dilakukan melalui menu login admin. Masuk pada menu jadwal – kalender akademik – lihat jam kerja.
19. Cetak Ajuan Aktif Kolektif (S25)
Ajuan aktif kolektif, melalui login kepala madrasah tidak akan aktif sebelum semua tahanpan di atas dilakukan. Setelah step sebelumnya semua dilakukan barulah bisa melakukan ajuan aktif kolektif dan di setorkan ke admin simpatika kemenag kabupaten/kota.
20. Pengelolaan Ajuan SKMT (S29a, lampiran S29a, S29b, dan S29c)
Pengajuan SKMT dapat dilakukan melalui menu login PTK. Jadi pekerjaan ini harus dilakukan secara mandiri oleh masing-masing PTK.
21. Pengesahan SKMT
Setelah melakukan ajuan SKMT maka kepala madrasah akan melakukan penilaian kinerja PTK baru SKMT dapat dicetak.
22. Pengelolaan ajuan SKBK (S29d)
Setelah SKMT terbit dan ajuan SKBK dicetak, untuk madrasah negeri dapat melakukan cetak SKBK melalui login admin. Sedangkan madrasah swasta dan guru non-PNS harus melakukan ajuan SKBK ini ke admin simpatika Kabupaten.
23. Cetak SKBK
Cetak SKBK untuk madrasah negeri dapat dilakukan melalui menu login admin. Sedangkan untuk madrasah swasta dan guru non-PNS dilakukan melalui akun login admin kabupaten.
24. Cetak SKAKPT (S36c/d)
SKAKPT atau Surat Keputusan Analisa Kelayakan Penerima Tunjangan untuk Guru PNS (S36c) dan Guru Non-PNS (S36d) secara otomatis akan terbit pada setiap bulannya bagi yang sudah sertifikasi.
25. Absensi Elektronik melalui aplikasi Simpatika
Pekerjaan ini adalah menu makanan wajib bagi operator. OPM harus melakukan absensi elektronik setiap hari di dalam aplikasi simpatika.
26. Cetak rekapitulasi absensi (S35)
Untuk syarat pencairan sertifikasi rekap absen ini akan sangat dibutuhkan. Sebagai bukti kehadirannya dalam satuan pendidikan dalam aplikasi simpatika.
Cetak rekap absen dilakukan melalui menu login admin madrasah.
Itulah urutan pengelolaan simpatika kemenag pada semester ganjil. Semoga tidak ada pekerjaan tang terlewatkan. Semoga bermanfaat.
